旅行和商业费用

目的

这一政策的目的是要建立政策和程序的代表188体育-188体育app-188体育盘口所发生的旅行和娱乐费用报销。

政策

大学的旅游和商务开支政策规定的由雇员承担,同时进行188体育-188体育app-188体育盘口开展业务的所有合理的旅游,娱乐和商务开支授权和报销的准则。

188体育-188体育app-188体育盘口员工将报销实际和必要的开支,这是必不可少的,大学的商业和上行驶和/或大学开展相关业务时发生的。这项政策的目的,与大学相关的业务费用被定义为某种商品的支出,服务或活动所必需的履行大学的使命,是主要好处到了大学,而不是个人;支出的目的,可公众的监督或审计下以及卫冕。

大学不承担偿还费用的员工不能与188体育-188体育app-188体育盘口的政策,国税局指引,或招致合规的方式不符合政策。多次违规可能会终止雇用的理由。

定义

商务旅行目的万用,确认某种商品,服务或活动需要履行大学的使命,是主要好处到了大学,而不是个人;可公众的监督或审计下以及捍卫目的。

收据-a原商户收据或发票由供应商或服务供应商发出的文件的清晰图像,并证实该商业交易。

游客谁是从事于该大学被覆盖开支需要认证结果商旅-an个人被授予。

大学旅行 - 运输上超过一个正常的通勤大学商。大学认可的行程包括从家里或工作的正常位置正式大学商移动到另一个目的地,并返回家中或工作的正常进行。大学认可的行程不包括家庭和就业的正常位置之间往返。

程序/指导方针

一世。旅行指南

必须遵循所有预订和支出的指南,如下所述。

旅行一定是最直接和最便宜的途径可能。任何员工通过间接路线行进,或招致的开支,以满足个人喜好承担任何额外费用。运输方式的选择应于所涉及的距离,费用,时间和所述行的目的为基础。

会有未经主席事先批准,任何国际旅行。头等舱或公务舱旅行是不允许的,除非与飞行常客里程或获得由旅客支付的升级。

不允许为大学支付的配偶旅行。但是,可以在主席或首席财务官和财务主管的事先授权中进行例外情况。

II。责任和控制

一种。管理

各级管理人员有责任确保旅行和其他业务相关活动所产生的员工费用对其工作的表现至关重要;这项费用是必要的,合理和合理的。他们必须妥善记录并符合本政策和IRS指南。

员工的主管应通过:

1.预先批准每次旅行或活动的所有旅行安排,活动和估计费用。个人可以提前使用工作日支出授权表格来详细说明旅行计划。该部门副总裁必须批准参与所有会议和其他会议。总统还必须批准任何国际会议费用(包括旅行,住宿和其他费用)。
2.根据本政策和188体育-188体育app-188体育盘口指南审查和批准所有费用报告,以返回偿还工作日费用。
3.审查和评估提交的费用,通过工作日等级流程和采购批准。

湾游客

员工及其主管负责遵守本政策和IRS指南,并将:

1.完全齐全,提交工作日,以适当的文件和批准为先前批准和现金预付款(如果需要)。

2.在预订旅行时,每次旅行的最低票价购买机票。

3.如果不需要任何限制的完整票价门票,请通知部门副总统。全票价门票的原因必须记录在每次旅行的支出授权的“评论”部分中。未经此表格提交的旅行费用将不会偿还。

4.在留出商务旅行之前,向主管提供一份行程副本。

5.在报销之前提交完整的工作日费用报告。

6.符合作为报销程序中之陈述,以及任何适用的赠款和合同适用的准则。在某些情况下,是否遵守美国政府旅游法规是必需的。

7. If granted, use the 188体育-188体育app-188体育盘口 issued JPMC VISA T&E Expense Card for authorized travel.

不遵守此旅行政策的旅行者可能会延迟报销,扣缴报销或其他补救措施。

C。采购

采购将为所有员工提供全面和平等的待遇,符合本政策规定的要求和程序。它是采购的责任:

1.审查有关文件,授权批准和数学准确性所需收据的工作日费用报告;

2.审查报告的费用是合理性的,并在适当时进行查询;和

3.返回雇员的任何费用报告,以进行审查和适当的行动/答复,如果请求不符合本政策,要求证实或并未完全填写以应付账款以处理付款所需的信息。

它是商业和金融的办公室在收到的6个工作日的政策,流程报销。188体育盘口这一政策的解释,应用程序或管理问题,可向首席财务官和司库。

III。偿还程序

员工必须准备并提交工作日费用报告,如果需要,工作日支付授权表格,该授权表将自动路由批准,然后必须包括足够的细节,以允许确定支出的经营宗旨和合理性。

员工有责任保留所有收据,以支持费用的每个元素。所有商业和/或娱乐项目需要收据25.00美元或更高,并且必须清晰记录业务目的。对于娱乐费用,员工还需要提供客户名称以及会议的业务原因。

如果未使用原始收据,则可以替换已取消支票,信用卡收据,供应商声明或付费通知的电子图像,并附上工作日费用报告。如果没有其中任何可用,则向主管提供未提供收据的原因,包括日期,地点,金额和明确的业务目的

员工必须在完成任何商务旅行或活动完成后31天内提交工作日费用报告,如果31天后提交,则不会报销。如果有任何一个情境,应报告他们的采购。

Workday Expense Reports processed for approved business travel on the JPMC VISA T&E Expenses Card must be processed with receipts and will be "no pay" to the employee. All other Expense Reports will be paid directly to the Employee via direct deposit.

员工不会报销:

1. ATM或支票兑现费用;
2.航空公司俱乐部会员资格;
3.汽车俱乐部会员;
4.理发师和美发师;
5.洗车,除非公司拥有的车辆;
6.公司卡违法费用/财务费用;
7.乡村俱乐部会费,除非总统或首席财务官和财务主管获得先前批准;
8.损坏酒店财产;
9.过多的个人电话;
10.与商务旅行的休假或个人日有关的费用;
11.机上电话费;
12.洗衣和干洗服务 - (除非留超过5天);
13.杂志,书籍或报纸;
14.在国内旅行期间产生的医疗费用;
15.迷你吧;
16.电影,包括飞行中的酒店内部电影;
17.非强制保险保险;
18.可选的旅行或行李保险;
19.交通票;
20.个人物品,即洗漱用品,药物;
21.鞋带;
22.纪念品或个人礼物;
23.水疗中心或健身房用途/按摩;
24.配偶伴侣旅行(见上文)。

该大学并未将个人礼物恢复为员工。这不被视为适当的商业费用。

一种。机票

员工是旅行“教练”或以最便宜的折扣票价。

除非获得频繁的倍二手里程,否则不允许首个课程或商业课程旅行。

旅行安排不应受到航空偏好或常旅客奖励的影响。

未经总统或首席财务官和财务主管的事先批准,没有国际旅行。

如果一个员工,与上级的批准,选择利用由一些航空公司提供的周六积蓄,他们可以这样做提供了成本的差超过所支出的食宿和汽车租赁的额外费用抵消。

取消 - 当一个行程的票(S)或电子机票确认后,已发出取消,员工必须永远不会丢弃,破坏或费用报告提交未使用的机票(S),因为这些文件可能具有现金价值是否他们退还与否,可以用于未来的旅行。

旅行社或航空公司应始终在飞行之前调用,以确定其未使用的门票政策和程序。这些政策通常都可能发生变化。

湾租车

The University has two, low pre-negotiated rates through special arrangements. Enterprise/National via the E&I Co-Op contract and the State of Florida contract with Avis/Budget. 走 to the 采购 web page on my 有关详细信息。紧凑型轿车应该租,除非组或设备的大小来运使他们不切实际。

因为这些费用是你的188体育-188体育app-188体育盘口保险所涵盖的员工不应该从租赁公司购买汽车责任或身体伤害保险。

旅行者必须尽一切努力按时返回车辆,全坦克的天然气和原始租赁位置,以避免昂贵的费用。

在发生事故时,首先将当地当局通知当局,然后是租赁汽车公司,采购和188体育-188体育app-188体育盘口总法律顾问,尽快。

C。住宿

做酒店预订时,员工应留在介质层为酒店标准的房间,但可以接受客房升级,如果他们是在不增加成本的188体育-188体育app-188体育盘口。员工是负责取消酒店预订。为保证保留“无显示”的罪名将收取回给雇员,除非取消在188体育-188体育app-188体育盘口业务的实施的不可避免的调度变化的结果。

在为城镇客人提供预订时,必须使用当地酒店的现有折扣计划。有关详细信息,请参阅采购部门。

员工不会报销住在与家人或朋友的私人住宅,而在商务旅行。对于令牌礼物“主机”的费用将按照IRS准则报销。

天。饭菜

过夜旅行 - 每天三餐,而在商务旅行成本将基于合理的实际费用报销。与其他员工旅行的时候,饭菜可以由一个员工,最好的最高层人员参加的员工,谁那么必须注意,费用报告与会者支付。报销餐费包括小费和税。文件中必须包括原始收据,所有与会者的姓名和会议的目的。

商务会议 - 招致餐讨论188体育-188体育app-188体育盘口企业宗旨费用将在一个188体育-188体育app-188体育盘口经费申请表上提交相应文件的报销。文件中必须包括原始收据,名称和所有与会者的标题和费用报告的形式对他们的业务联系。
不允许互惠娱乐。

倒数娱乐性被定义为娱乐,其中参与者仅仅是188体育-188体育app-188体育盘口的员工。娱乐无188体育-188体育app-188体育盘口参与者是可以接受的,只要收据娱乐清楚地表明参与者(S)和餐的经营宗旨。

e。个人汽车

员工将在现行IRS利率的发生,同时对大学商因此,报销实际的燃油费将不会被允许走遍英里,停车场和/或长途费用可以报销。要计算报销,上下班的日常成本必须计算和扣除(网状)使用本地个人汽车时。谁的车程公司拥有或租赁车辆的员工将在现行IRS利率为公司自有或租用的车辆报销。员工通过他们的个人汽车责任保险。

当选择私人汽车行驶在一个共同的载体,以节省时间,运输设备,或减少时,许多人都前往同一目的地的共同成本,报销的旅客才会有实际的营业里程的基础上行驶,但意志不超过始发地和目的地,包括教练车费和杂费前往或从机场最近的机场之间的往返机票的费用(或一个以上的旅客的成本之和)。在计算该图中,运输成本是基于每英里国税局公布的最新报销比例。这个价格包括附带交通等所有费用。如果几个旅客共用一个私人拥有的车辆,只有车辆的车主将报销里程。

F。提示

提示不得超过服务成本的15-20%。 skycaps和行李员被限制为每袋2.00 $。在员工的自由裁量权花费任何额外款项将不予报销。

杂项开支,如停车场,道路通行费,轮渡,出租车,汽车服务(即尤伯杯,lyft等)和机场巴士可以偿还受原始收据的呈现。

此外,下列项目一般也无偿给他们合理的必要的业务支出的程度:注册/会务费;计算机网络访问;货币转换费;传真费;和业务所需的文档时,隔夜包裹服务。

G。旅游保险

所有的员工都被188体育-188体育app-188体育盘口保险覆盖,将不退还个人或额外的旅游保险。这包括飞行保险。

IV。188体育-188体育app-188体育盘口提供商品和服务

188体育-188体育app-188体育盘口费用为其188体育-188体育app-188体育盘口已安排付款(即机场轿车)这些费用。这些费用必须在188体育-188体育app-188体育盘口经费申请表上显示与接收到来自供应商一起。即使员工不寻求包括表格上的这些费用时,费用报销,这是必要的,以确保所有的费用,在由商务办公的相应预算。

v。188体育-188体育app-188体育盘口泳池汽车

188体育-188体育app-188体育盘口池车是由188体育-188体育app-188体育盘口租用或拥有的车辆和可用于特定用途的员工在开展188体育-188体育app-188体育盘口业务。这些车辆的操作受到严格限制,188体育-188体育app-188体育盘口员工为企业宗旨,只有当运输的另一种形式会更昂贵的或不适当的。员工报销正确记录支出,这是符合政策。使用游泳池的汽车必须由部门副总裁,以及与辅助服务的授权。使用和里程的日期将被记录。

188体育-188体育app-188体育盘口保留对所提交的报销雇员的任何费用的审核权。违反政策可能会导致员工被关押任何未经授权的支出责任。188体育-188体育app-188体育盘口储备,以弥补任何雇员对一个项目或费用报销做出正确的发现已经不合适或错误地作出。应任何虚假陈述被发现,调查结果将被传达给高层管理人员。员工发现有虚报费用与被称为员工服务,可能受到纪律处分和/或刑事起诉。

要了解有关此策略或支持程序的更多信息,请联系 采购.

政策更新:OCT。 22,2020